A készletnyilvántartást a kereskedelmi rendszerek többféle megoldással is támogatják. Az alapvető minimum- és maximumkészletek mellett fontos, hogy más, például optimális készletmennyiséget is kezeljen egy korszerű kereskedelmi rendszer. „A folyamat optimalizálásához elengedhetetlen a múltból származó időarányos forgalmi információ és a tervezés” – szögezi le Steinbinder Romulus, a Synergon Retail Systems Kft. ügyvezető igazgatója. Tervezve a forgalmat és a beszerzést összeillesztve a modern rendszerek már automatikusan tudják küldeni a megrendeléseket a beszállítóknak. „Just in time” rendszerek kialakításánál a kereskedelmi rendszerek EDI kapcsolaton keresztül már integrálva vannak a beszállítók informatikai rendszerével.

Kétdimenziós nyilvántartások

Az árukészlet nyilvántartását látványos grafikonokkal és kimutatások összehasonlításával lehet mérhetővé és átláthatóbbá tenni. Fontos, hogy a kereskedelmi informatikai rendszer a döntéseket minden szinten támogassa, segítse. A modern kiskereskedelmi rendszerek a múltban rögzített forgalmi adatok alapján már tudnak prognózist készíteni. Az előrejelzést a vezetők a saját tapasztalataik és a környezeti információk alapján módosítani tudják (például egy marketingakció változást idéz elő).

Programbeli megfigyelések alapján számszerűsítve például azt is tudjuk, hogy egy meleg nyári napon mennyi ásványvíz fogy, így az időjárás-jelentés alapján jól becsülhetővé válik a rendelendő mennyiség. „Ennek köszönhetően nem fordul elő készlethiány, ami bevételkieséshez vezet, vagy jelentős készlettöbblet, ami a cég cashflow forgalmát rontja” – hangsúlyozza Szabó Endre, a Kulcs-Soft Számítástechnika Nyrt. egyedi fejlesztési vezetője. Természetesen az is fontos, hogy az irodából tudja a rendelést készítő, egy-egy terméknek mekkora az árukészlete, ha pedig az adott áruféleségnek minimumkészlet is be van állítva, akkor egy kattintással lekérdezhetők ezek a termékek. Létezik olyan vállalatirányítási megoldás is, amely lehetőséget biztosít a sarzsszerű nyilvántartásra, a lejáratok, a határidők melletti additív információk kezelésére, megjelenítésére és nyomon követésére. A rendszer szabad paraméterezhetőségének köszönhetően akár az élő állatok nyilvántartásának automatizálása is megoldott. Kétségkívül a kereskedelmi informatikai rendszerek praktikuma mellett szól, hogy segítségükkel a teljes ügyviteli folyamat nyomon követhető, naplózott. „A kétdimenziós készletnyilvántartás mellett megjelenő időtényező kezelésével látható, hogy mely termékek mikor járnak le, így eszerint indítható az akciózás” – húzza alá Kézdy Gergely, az SAP Hungary Kft. channel menedzsere. De egyéb tényezők, akár egy termékre vonatkozó több határidő kezelésére is alkalmas lehet egy ilyen rendszer.

Új utakon az árurendelés

Balaskó Zsolt, az Infomatix Kft. üzletágvezetője azt emeli ki, hogy több ponton is fontos a készletoptimalizálás segítése. Egyrészt a területi képviselők a rendeléskor a PDA-jukon/laptopjukon látják a saját kiszállításos rendeléseknél, hogy a központban mely termékből nincs készlet, illetve ha lesz szállítás, mikor kerül rá sor. Ezzel elkerülhetővé válik, hogy olyan termékekre vegyenek fel megrendelést, amelyeket utána nem lehet kiszállítani, ami miatt egyrészről a vevő is elégedetlen lesz, másrészről tud helyettesítő terméket ajánlani a képviselő, így nem esnek el eladástól sem. Szintén fontos, hogy a felvett rendelések azonnal bekerülnek a logisztikai rendszerbe, s ezzel rögtön elkezdődhet a termék komissiózása. A beszállítók szempontjából pedig alapvető, hogy az áruházláncoktól kapott bolti készlet és értékesítési számok alapján riportolhatóvá tehető, vannak-e esetleg készletfogyások (OOS), illetve akár jelentős rendelési átlag alatt maradás esetén feltételezhető, hogy a polcra nem lettek kitéve a termékek. Ezzel kimutathatóvá válik, hogy az OOS-ek miatt éves szinten milyen nagyságrendű eladásoktól esett el a beszállító. Ilyen rendszerekkel akciók esetén boltokban gyűjtött polcfeltöltési információk alapján az is látható, hogy az egyébként jelentős költséget jelentő akciók idején kellően fel vannak-e töltve a polcok. Üzlettípustól függően a minimum- és maximumkészleteket elemezve egy kis bolt számára elegendő egy megrendelési javaslat készítése, míg egy közepesnél nagyobb üzlet esetén a bolti készletváltozás a gyártási folyamatot is vezérelheti. A gyorsan fogyó termékek – például az élelmiszerek – esetében célszerű a „just in time” rendszer bevezetése. Az iparcikkeknél az optimális készlet megtartása nehézkes, de jól szervezett logisztikával megvalósítható. A ruházati üzletek esetében szintén nem könnyű ez a feladat, mert itt a gyártás kollekciókra vonatkozik, amit nagymértékben befolyásolhat az időjárás. Egy téli kollekció eladása például sikeres lehet, ha az időjárás megfelel az évszaknak, ha azonban nem, akkor gyors logisztikai átcsoportosítással el lehet érni, hogy a kollekció eljusson egy olyan országba, ahol igény van rá.

Futurisztikus jövőkép

Nehézséget jelent ugyanakkor, hogy a magyarországi szabályozások jelentősen eltérnek az Európai Unió többi országában érvényben lévőktől, ezért az itthon működő vállalkozások csak jelentős költségtöbblettel tudják a kereskedelmi rendszerek nyilvántartását a kor igényeihez igazítani. „Napjainkban, amikor a kereskedelemben az felgyorsult, a választék bővült, és a verseny miatt számtalan mutatóra van szükség a talpon maradáshoz, az informatikai rendszer mellett elengedhetetlen a jelentős szervezési, oktatási tevékenység” – jelenti ki Kácsor István, a Parola Kft. cégvezetője. S hogy mit hozhat a jövő? Aspirán Géza, a Laurel Kft. fejlesztési igazgatója szerint ma még talán kissé futurisztikusnak tűnhet, de az értékesítések perszonalizációja egyre nagyobb térnyerésével rövid időn belül eljutunk arra a szintre, hogy a vevő otthon összeállítja a vásárlási listáját, amelyet akár mobilon, akár e-mailben elküld az adott kiskereskedelmi egységbe. Majd amikor megérkezik az üzletbe, a bevásárlókocsin lehúzza a vevőkártyáját, s annak kijelzőjén megjelenik a vásárlási lista, sőt azt is megmutatja, hogy melyik cikket hol találja. A vásárlás végén pedig a vevő egy önkiszolgáló pénztárgépnél vagy egy RFID olvasó segítségével kipakolás nélkül „leblokkolja” a vásárolt árukat, és mobiltelefonja segítségével kifizeti a vásárolt termékek ellenértékét. Az áruházakból eltűnhetnek a hatalmas papíralapú reklámok, és átveszik helyüket a 3D-s hologramok, amelyek jóval hatásosabban generálnak vásárlásokat.